Zapytanie ofertowe – Audyt zewnętrzny – Rozstrzygnięty

22 grudnia 2015

ZAPYTANIE OFERTOWE

z dnia 14.12.2015r.

dotyczy zamówienia usługi audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych

Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.

Zamawiający:     

Polskie Stowarzyszenie na Rzecz Osób z Upośledzeniem Umysłowym Koło w Myślenicach

ul. Zdrojowa 119, 32-400 Myślenice

NIP 681 18 90 315

REGON 120544626

KRS 0000280606

telefon: tel. +48 12 452 44 15

adres strony internetowej: psooumyslenice.pl

e-mail: zk.myslenice@psouu.org.pl

Zamawiający nie jest płatnikiem VAT I posiada status OPP.

I. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest:

Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego następujących projektów pn.:

  1. Rehabilitacja szansą profilaktyki przywracania, bądź uzyskania funkcji niezbędnych dziecku niepełnosprawnemu w codziennym życiu

Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000038/06/D z dnia 28.06.2013r.

Okres realizacji projektu: 01.04.2013- 31.03.2016.

Kwota projektu 379.905,82zł

  1. Prowadzenie rehabilitacji dorosłych osób niepełnosprawnych intelektualnie w Oddziale Wsparcia dla Dorosłych

Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000041/06/D z dnia 28.06.2013r.

Okres realizacji projektu: 01.04.2013- 31.03.2016.

Kwota projektu 738.633,82zł

II. Zakres audytu zewnętrznego: 

 

  1. Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Wnioskodawcę. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Wnioskodawcę dokumentach związanych z realizowanym zadaniem/projektem.
  2. W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
    1. księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu,
    2. dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
    3. zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Wnioskodawcę do rozliczenia przyznanego dofinansowania,

są zgodne ze stanem rzeczywistym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.

3. Audyt obejmuje w szczególności:

  1. weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
    1. weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
    2. ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
    3. sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
    4. kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
    5. sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie,
    6. sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT),
  2. weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,
  3. weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
  4. weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Wnioskodawcę (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie,
  5. weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
  6. weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu,
  7. sprawdzenie, czy Wnioskodawca wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
  8. Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23).

Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych znajdują się na stronie: http://www.pfron.org.pl/pl/zadania-zlecane.

II. Wybór audytora:

Wykonawca zobowiązany jest do przekazania wraz z ofertą dokumentów potwierdzających kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do realizacji usługi.

Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w/w w zakresie rozumie się:

  1. dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
  2. posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
  3. posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
  4. posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
  5. Osoby przeprowadzające audyt winny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od realizatora i od PFRON (oświadczenia załącznik nr 1)
  6. skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

 

Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zobligowany jest do złożenia:

  1. wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
  2. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
  3. potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.

Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia.

III. Termin wykonania zamówienia

Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od 01 do 31 marca 2016r.

IV.   Opis sposobu przygotowania oferty.

Oferta powinna być:

  1. Sporządzona w języku polskim
  2. Opatrzona pieczątka firmową
  3. Posiadać datę sporządzenia,
  4. Zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, NIP, adres email
  5. Podpisana czytelnie przez wykonawcę
  6. Zawierać oświadczenie o posiadanych kwalifikacjach zgodnie z wytycznymi PFRON,
  7. Zawierać cenę brutto za usługę oddzielnie dla każdego programu
  8. Zawierać wykaz wykonanych audytów lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania
  9. Zawierać wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia
  10. Zawierać oświadczenie stanowiące załącznik nr 1 do zapytania ofertowego

Koperta z ofertą winna być:

  1. Opatrzona pieczątka firmową
  2. Zawierać nr telefonu i adres mailowy
  3. Opis koperty: Oferta na audyt zewnętrzny projektu realizowanego przez PSOUU Koło w Myślenicach współfinansowanego przez PFRON”

V. Miejsce i termin składania ofert

  1. Oferta powinna być przesłana do dnia 20 stycznia 2016r. do godz. 15.00 na adres:

PSOUU Koło w Myślenicach

ul. Zdrojowa 119

32-400 Myślenice

  1. Ocena ofert zostanie dokonana w dniu 21 stycznia 2016r. o godz.9:00, a wyniki zostaną ogłoszone na stronie internetowej pod adresem psooumyslenice.pl
  2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane
  3. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie psooumyslenice.pl

 

VI.   Kryteria oceny ofert:

cena – 100%

 

Dodatkowe informacje:

http://www.pfron.org.pl/pl/zadania-zlecane-konkurs/2245,Wytyczne-dotyczace-audytu-zewnetrznego-zadanprojektow-finansowanych-w-czesci-lub.html?search=8415482

Osoba do kontaktu Agnieszka Ryś Telefon: +48 12 452 44 15

Załącznik nr 1

Oświadczenie o bezstronności i niezależności

Przystępując do realizacji usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego zadania/projektu (tytuł zadania/projektu)………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………. realizowanego na podstawie umowy numer (numer umowy nadany przez PFRON) ……………………………………………………………………………………………………….
z dnia……………………………………… przez Wnioskodawcę (nazwa Wnioskodawcy) …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

ja (imię i nazwisko)…………………………………………………………………………………

jako osoba uczestnicząca w przeprowadzeniu audytu oświadczam, że spełniam wymóg bezstronności i niezależności, tj.:

  1. nie posiadam udziałów, akcji lub innych tytułów własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której mam wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,

  2. nie jestem i nie byłem(-am) w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,

  3. nie osiągnąłem(-am), chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,

  4. w ciągu ostatnich 3 lat nie uczestniczyłem(-am) w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,

  5. nie jestem małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia i nie jestem związany(-a) z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu takich osób,

  6. nie jestem i nie byłem(-am) zaangażowany(-a) w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, którego dotyczy audyt,

  7. nie pozostaję w stosunku pracy lub zlecenia z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,

  8. nie mam żadnych innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełniam warunków bezstronności i niezależności.

……………………………………………………………………………………………..

(podpis osoby uczestniczącej w przeprowadzeniu audytu)

………………………………………………………………………………………………

(data i miejsce)

    Dostępność